Business Emails: 5 indicadores prácticos.

Escribir en inglés es generalmente más fácil que hablarlo: No tienes que preocuparte por la pronunciación y puedes tomarte todo el tiempo necesario para editar tu mensaje. Pero, hay algunas reglas que recordar cuando escribas correspondencia comercial. Aquí hay algunos consejos para que tu correo cause buena impresión.

1. Conoce los términos usados en los e-mails: Los programas de redacción usan muchas abreviaturas y si no las conoces, el correo de solicitud de aumento dirigido a tu jefe ¡Tal vez vaya a parar al buzón de toda la oficina!

"Reply to all" significa que tu correo será enviado a todos los que recibieron el correo original que ahora estás contestando. En la sección de direcciones, la sección "cc" (carbon copy) envía copias del correo a las personas que tú lo indiques; mientras que "bcc" te permite enviar copias discretas - "blind" (hidden).

Si alguien te pide que "forward" un correo, te están pidiendo que envíes una copia de este correo usando la herramienta forward, que se abrevia "fw."

2. Usa el saludo correcto: Aunque la apertura de un e-mail para un amigo puede ser "Hey", lo mejor es no escribirle esto a un cliente potencial. Por otra parte, usar expresiones muy formales como: "Dear Sir" está pasado de moda. Lo mejor es escribir algo como "Dear Mr. / Ms." y luego el apellido de la persona. Cuando ya tienes una relación laboral con una persona está bien utilizar el primer nombre por ejemplo: "Dear John".

3. Se breve y claro: Mientras en algunos lenguajes se usan estructuras elaboradas y complicadas para mostrar tu inteligencia y educación; en inglés, los e-mail se escriben con estilo nítido y organizado. Presenta claramente el propósito de tu carta en el primer párrafo y continua con una estructura clara en los siguientes párrafos, usa oraciones que introduzcan una secuencia lógica como: "first, second, next, and finally" estás son buenas guías para el lector. Puedes terminar el e-mail con una frase como: "If you have any other questions please feel free to contact me," la cual invita al lector a indagar por más información.

4. Se educado y diplomático: Es bueno que mantengas tu estilo claro cuando escribas un correo solicitando por algo. Cuando escribas solicitando un descuento, sobre un envío o una entrevista de trabajo, es mejor no usar palabras que signifiquen una demanda como: "I want.", en lugar de esto, usa "I would like" que es más respetuoso. Una buena opción es usar "I am interested in", sobre todo si estás haciendo una propuesta inicial o cuando estas explorando ideas o clientes.

5. Termina el correo de la manera correcta: "I am looking forward to your reply," "Thank you," o "Sincerely", todas son maneras de dejar al lector con una buena impresión.